Buchhaltung ist nicht Buchführung

Der Satz: "Wer Geschäfte macht, muss darüber Aufzeichnungen führen" klingt für heutige Ohren selbstverständlich. Schon seit der Antike wurde das so gehandhabt. Die Buchhaltung hat also eine lange Geschichte und ist Teil der kulturellen und wirtschaftlichen Geschichte der Menschheit.

Im Alltag werden die beiden Begriffe Buchhaltung und Buchführung verwendet. Genaugenommen ist das aber nicht das Gleiche. Unter Buchhaltung versteht man die Analyse und Dokumentation aller Geschäftsfälle eines Unternehmens, die eine Auswirkung auf das Vermögen haben. Die Buchführung hat die Aufgabe alle Geschäftsfälle eines Betriebes auf Grundlage von Belegen aufzuzeichnen und so den aktuellen Status des Unternehmens in Zahlen darzustellen. Die Buchführung ist eine wichtige Grundlage für die Bewertung eines Unternehmens.

Die Buchhaltung hat die Aufgabe, den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens festzustellen. Es wird festgestellt, wie es um die Ertrags- und Vermögenssituation bestellt ist und ob noch ausreichende Liquidität vorhanden ist. Um den Gewinn zu ermitteln, stehen grundsätzlich zwei Verfahren zur Verfügung. Einerseits die doppelte Buchführung (Doppik) und andererseits die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Welches Verfahren angewendet wird, ist gesetzlich geregelt und hängt von der Rechtsform eines Unternehmens, vom Handelsregistereintrag und von der Höhe des Jahresumsatzes bzw. des Jahresüberschusses ab.

Um eine ordnungsgemäße Buchführung durchzuführen, werden drei Bücher unterschieden:
1) das Grundbuch oder Journal:
Im Grundbuch werden alle Geschäftsfälle chronologisch geordnet. Mann kann es also auch als eine Art Tagebuch auffassen. Jeder Geschäftsvorgang erhält eine laufende Nummer und es wird noch das Datum, der Betrag und ein Verweis auf den Beleg festgehalten. Zusätzlich wird das Soll- bzw. das Habenkonto angeführt. Dadurch ist das Grundbuch die Grundlage für die Buchungen, die dann im Hauptbuch erfolgen.
2) das Hauptbuch:
Im Hauptbuch sind alle Sachkonten verzeichnet. Jeder Geschäftsfall wird einzeln auf die betreffenden Konten verbucht. Der Abschluss des Hauptbuches ergibt dann die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung. Diese Daten sind die Basis für die Berechnung der Gewerbesteuer und der Einkommens- und Körperschaftssteuer. Der Abschluss ist eine wichtige Informationsquelle für Banken und Investoren. Wird von einem Unternehmen eine elektronische Buchhaltungssoftware verwendet, entfällt die Führung des Hauptbuchs. Die Datensätze werden automatisch vom Journal übernommen. Diese Vorgangsweise erleichtert die Arbeit und hat noch den Vorteil, dass die Zahlen immer aktuell sind.
3) Nebenbücher:
Die Nebenbücher habe die Aufgabe, nähere Informationen zu den Hauptbuchkonten zu geben. Im Kassenbuch werden alle Bargeldbewegungen verzeichnet. Im Warenbuch werden sowohl die Wareneingänge als auch die Warenausgänge festgehalten. Im Kontokorsettbuch finden sich Informationen zu den Lieferanten (Kreditoren) und zu den Kunden (Debitoren). Bei großen Unternehmen befassen sich eigene Abteilungen mit den Lieferanten und Kunden. Man spricht dann von der Kreditorenbuchhaltung und von der Debitorenbuchhaltung.

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